Софтуерен инженер и ОВК инженер, всеки със собствен бизнес в своята сфера, обединяват сили и разработват Инсталико – система, в която целият работен процес на една монтажна фирма минава през един екран: от офертата и количествено-стойностната сметка, през склада и отчетите на служителите, до акта, протокола и фактурата. Следващата голяма стъпка на екипа е автоматизация с изкуствен интелект.

Пет програми и една тетрадка

Типичната инсталационна фирма в България – ОВК, електро, ВиК, соларни системи – работи с десетки обекти едновременно, няколко служебни автомобила и склад, който по-често се намира в багажниците на бусовете, отколкото на рафтовете. Офертите се правят в Excel, протоколите се попълват на хартия, складът се води в една програма, фактурите излизат от друга, а къде е екипът в момента се разбира по телефона.

Резултатът е познат на всеки собственик в бранша: материал, който е купен два пъти, защото никой не е знаел, че го има в колата; акт към инвеститора, който се пише дни наред, защото количествата трябва да се съберат от отчетите на пет монтажника; и часове всеки месец за справки, които би трябвало да са готови с едно натискане.

„Проблемът не е, че няма софтуер. Проблемът е, че всяка част от работата живее в различен продукт и човекът е връзката между тях“, казва Димо Ангелов, ОВК инженер със собствена фирма и един от двамата основатели на Инсталико. „Когато връзката е човек, тя се къса в най-натоварения ден от месеца.“

Всичко на едно място

Инсталико е уеб базирана платформа, която тръгва точно от тази връзка. Вместо отделни програми, фирмата получава едно работно пространство с модули, които си говорят помежду си: клиенти и обекти, график и задачи, протоколи, оферти, склад, фактуриране, абонаменти за сервиз, активи и гаранции, справки, карта на екипа и автомобилите, както и портал за служителите с техните заявки и отчети.

Ключовата дума е „обвързано“. Офертата към клиента става обект. Обектът има количествено-стойностна сметка. От КСС-то се раждат етапите, по които монтажниците отчитат свършеното. Отчетът изписва материала от склада на обекта. Изписаното се събира в акт обр. 19 към инвеститора, а актът с едно действие се превръща във фактура. Никой не преписва нищо между модулите.

От КСС до акт обр. 19

Най-новата функционалност на платформата, която екипът пуска през следващите седмици, е именно модулът за планиране по КСС. Инвеститорската сметка се качва като Excel файл, системата разпознава колоните, мерните единици и структурата на разделите и я превръща в етапи с договорени количества и цени. Дори когато файлът е с различни изписвания на мерките – „м.л.“, „лм“, „м“ – те се съпоставят към мерните единици на фирмата, за да няма дублирани номенклатури.

Към всяка позиция от КСС-то се закачат комплекти материали – колко тръба, изолация и фитинги отиват на метър инсталация. Когато монтажникът отчете, че е положил сто метра, платформата сама изчислява вложения материал по норма и го изписва от склада на обекта. Ако нещо липсва там, системата го показва като недостиг и предлага да бъде прехвърлено от централния склад или от някой от автомобилите.

В края на месеца техническият ръководител вижда за всяка позиция три числа: договорено, изпълнено и вече актувано. Актът се съставя автоматично от неактуваната разлика, с отделен раздел за допълнителни работи извън договора, с удръжки и ДДС, и излиза в Excel или PDF. Прехвърлянето към модула за фактуриране е една стъпка.

„Това е частта, която ни отнемаше най-много време и която най-трудно се обяснява на счетоводството“, казва Димо Ангелов. „Сега актът е следствие от отчетите, а не отделен документ, който някой трябва да сглоби.“

Склад, който знае къде е всяка тръба

Складовият модул на Инсталико е направен за реалността на бранша: много складове, а не един. Освен централния склад всеки служебен автомобил е отделен склад със собствена наличност, а от новата версия всеки активен обект автоматично също става склад. Доставките могат да отиват директно на обекта, материалът се прехвърля между складовете с документ, а изписването от етапите тегли само от склада на съответния обект.

Платформата покрива целия цикъл: заявки от служителите, доставки и доставчици, серийни номера на уреди, резервации на стока за обект, инвентаризация с броене по склад, брак и излишъци, корекции, връщане към доставчик, заявки за покупка, оферти от доставчици и продажби с фактуриране. Цените и себестойността се водят по партиди, така че във всеки момент фирмата знае не само колко има, а и колко струва това, което е на обекта.

Колите и хората на картата

Инсталико се интегрира с GPS тракери и показва на една карта и служителите, и автомобилите. Мениджърът вижда къде е всеки екип в момента, какъв маршрут е изминала всяка кола през деня, какъв е километражът и разходът на гориво. Задачите от графика могат да се възлагат директно към автомобила, а справките за дневни пробези се пазят в системата.

Телематиката е отделен продукт, който се продава и самостоятелно, но в комбинация с платформата дава отговор на въпрос, който всеки собственик на монтажна фирма си задава всеки ден: кой къде е и колко му остава до следващия обект.

Протоколи, оферти, гаранции, абонаменти

Протоколите в Инсталико се попълват от телефона на обекта и излизат като PDF с подпис на клиента. Готови са протоколите за посещение – профилактика, авария, консултация, монтаж – и за отдаване на оборудване под наем. По-интересното е, че фирмата може да си дефинира собствени шаблони: формата и PDF-ът се строят от блокове, така че протоколът за пуск на термопомпа и констативният протокол за електро табло са два различни документа, без да е нужна намеса на разработчика.

Офертите се съставят от номенклатурата на склада с цени и надценки, изпращат се по имейл от системата и при приемане стават обект. Гаранционните карти се издават към серийните номера на монтираните уреди. Абонаментите за сервизна поддръжка имат график на посещенията и периодично фактуриране, включително онлайн плащане. Всички документи – оферти, фактури, протоколи, гаранционни карти, заявки за покупка – тръгват по имейл от едно място и се пазят към клиента и обекта.

Изкуствен интелект там, където пести време

Платформата вече използва изкуствен интелект на няколко места, и то за най-досадните задачи. При импорт на КСС моделът помага да се разпознаят колоните и разделите във файлове, които не следват никакъв стандарт. Складовият асистент отговаря на въпроси на естествен език – „колко тръба 16 имаме в колите“ – и предлага какво да се поръча. За нови стоки системата предлага код и мерна единица. Следващата стъпка е предложения за комплекти материали по текста на позицията от КСС-то, като окончателното решение винаги остава на човек.

„Изкуственият интелект не трябва да решава вместо фирмата какво да се изпише от склада“, казва Стоян Шопов, софтуерен инженер и съосновател на платформата. „Той трябва да махне преписването, разчитането на чужди таблици и търсенето из пет екрана. Решението – колко, откъде и кога – остава на техническия ръководител, но пред него вече стоят готови числа, а не празна таблица.“

Двама предприемачи, два бранша, една платформа

Инсталико е резултат от обединяването на двама души със собствен бизнес в различни сфери. Стоян Шопов е софтуерен инженер с над десет години опит в enterprise проекти и стартъп компании, който развива собствена софтуерна фирма и познава както системите на големите организации, така и темпото, с което трябва да се движи малък продукт. Димо Ангелов е ОВК инженер и собственик на инсталационна фирма, който години наред е живял с Excel таблиците, хартиените протоколи и обажданията „къде е бусът“ и е формулирал изискванията към всеки модул от собствената си практика.

„Повечето софтуер за бранша е писан от хора, които никога не са чакали доставка на обект в седем сутринта“, казва Шопов. „Тук сме двама собственици на фирми – единият строи софтуера, другият го използва всеки ден. Всяка функция първо минава през неговите обекти и чак тогава стига до останалите клиенти.“

Платформата е на български, работи в браузър и на телефон и е направена така, че фирмата да включи само модулите, които ползва – складът може да работи без планирането, протоколите без склада. Цените са в евро, което от началото на 2026 г. е практичен детайл за всяка фирма, която издава документи към инвеститори и клиенти.

Какво предстои

Модулът за планиране по КСС, автоматичните складове на обектите и актуването от отчетите на служителите се пускат през следващите седмици за всички клиенти на платформата. След това екипът насочва вниманието си към по-дълбока автоматизация с изкуствен интелект: предложения за комплекти, прогноза на нуждите от материал по график и автоматично разчитане на фактури от доставчици.

Повече за платформата и демонстрация на модулите: installico.com