В много компании е невъзможно да се проследи по колко срещи се провеждат на седмица, които е могло да бъдат просто имейл.

Ново проучване на Microsoft обаче показва колко извън контрол са излезли служебните календари на служителите. От февруари 2020 г. хората участват в три пъти повече срещи и обаждания в платформата Microsoft Teams седмично, което представлява увеличение от цели 192%.

Най-сериозните потребители на Teams прекарват всяка седмица близо 8 часа, или почти цял работен ден, само в онлайн срещи.

Дистанционната работа по време на пандемията, която отне възможността за спонтанни срещи в офиса, доведе до увеличение в броя на срещите и три години по-късно компаниите се опитват да коригират курса, намирайки начини да направят срещите лице в лице и онлайн по-ефективни и не толкова чести.

Срещите, сами по себе си, не са проблемът, казва Колет Столбаумър, генерален мениджър на Microsoft 365.

Тяхната основна предпоставка - да се обмислят нови идеи, да бъдат информирани служители за важни събития в компанията или да вземат участие във вземането на решения, може да помогне за ангажирането на служителите.

Когато обаче срещите са дълги, лошо ръководени и нямат ясна цел, те се превръщат в източник на стрес за служителите и техните мениджъри, обяснява тя.

Всъщност, неефективните срещи са нещото, което разсейва най-много служителите на работното място и вреди на продуктивността. На второ място са прекалено многото срещи, според проучването на Microsoft сред 31 000 служители по света, което е проведено в периода февруари – март 2023 г.

Пропуснатите ползи от провеждането на прекалено много срещи

Поредицата от срещи изтощава служителите и не им оставя достатъчно време за „задълбочена работа“ върху задачи, които изискват по-високо ниво на концентрация без разсейване, казва Столбаумер.

Близо двама на трима души, независимо дали работят дистанционно, в офиса или на хибридна схема, казват, че изпитват затруднения с времето и енергията си за работа заради срещите и множеството имейли, казват от Microsoft.

“Натискът върху служителите да бъдат постоянно онлайн, да се справят с множество известия и да влизат от среща в среща води до пропуснати ползи,” допълва тя.

На въпрос какво прави срещите полезни служителите отговарят, че основната им мотивация за участието в тях е да получат важна информация, която може да им помогне да си вършат работата по-добре, както и да потърсят или дадат обратна връзка на хората, с които работят.

Въпреки това, повечето от половината от хората (58%) казват, че трудно брейнстормват по време на онлайн среща или че трудно наваксват, ако са се присъединили към срещата късно (57%) и че насоките за действие след среща са често неясни (55%).

Как се борят компаниите с „умората от срещите“?

Служителите не могат сами да се справят напълно с “умората от срещите,” казва Сталбаумер.

“Бизнес лидерите трябва да зададат тон и ясни очаквания” относно това как се провеждат срещите, посочва тя, допълвайки, че те трябва да се използват, за да “подобряват благосъстоянието и продуктивността на служителите”, а не да ги изцеждат.

За да бъдат срещите по-ефективни, Столбаумър насърчава компаниите да използват записи, имейл асистенти за насрочване на срещи, онлайн съобщения и базирани на изкуствен интелект записи, за да може служители да разполагат с по-голяма гъвкавост относно това кога и как да се включват в срещи.

Някои компании въвеждат и нови фирмени политики относно срещите в последните месеци, за да помогнат на служителите да разполагат с повече време. През януари Shopify обяви, че отменя всички повтарящи се срещи с трима или повече хора и забранява всички срещи в сряда.

В резултат на това, средното време, което служителите прекарват в срещи, пада с 33% през само през първите два месеца на 2023 г., а от Shopify очакват няколко екипа да завършат с 25% повече работа, в сравнение с миналата година.

Свят без срещи

Някои организации започват да си представят бъдеще без срещи. През юли 2022 г. в софтуерната компания TechSmith цял месец не се провеждат срещи, като вместо това служителите разчитат на методи на комуникация, като Slack, Trello и имейли.

С освободени от срещи календари, служителите, всички от които по онова време работели от вкъщи, отчитат 15% увеличение на продуктивността, а 85% от тях казват, че в бъдеще обмислят да заменят срещите с асинхронната комуникация.

Новините на Darik Business Review във Facebook , Instagram , LinkedIn и Twitter !